De nos jours, il existe un large choix d’outils utiles pour faciliter le travail d’une OBM. Que ce soit dans le cadre de la gestion de votre propre business ou pour collaborer de façon efficace avec vos clients ou vos prestataires. La boîte à outils d’une OBM doit pouvoir répondre aux besoins de ses clients.
Évidemment, cette large gamme peut parfois nous donner envie d’en tester une multitude, ce qui peut s’avérer contre-productif. Attention de ne pas vous y perdre et de choisir le bon outil !
Une fois votre choix fait, et donc les outils de travail trouvés, testés et approuvés, quel gain de temps ! Que ce soit pour la communication, la gestion des réseaux sociaux et de vos sites, l’administratif, la facturation, ou le partage de dossiers et d’informations.
Pourquoi je vous en parle dans cet article ? Tout simplement, parce que je reçois régulièrement cette question. Que ce soit en messages privés , en commentaires ou par mail. On me demande le nom des outils professionnels que j’utilise en tant qu’O.B.M.
STRUCTURER ET PILOTER L'EQUIPE ET LES PROJETS
Avant tout je suis la colonne vertébrale du business de ma / mon client(e). Ma mission ici, c’est de prioriser, d’organiser, et de déléguer.
Collaborer et travailler pour mes clientes m’obligent à une certaine adaptabilité. Même s’il est possible de conseiller mes clientes sur les outils les mieux adaptés à leurs besoins, il est nécessaire que j’adopte leur propre système d’organisation quand les processus sont déjà posés. Et donc leur propre outil.
Pour commencer, il est important pour être efficace et productive de prendre en main un système d’organisation. C’est pour cela que ce partage débute par mes outils d’organisation.
Notion qui est un tableau de bord vierge. Il est à construire complètement pour le faire coller parfaitement à votre mode de fonctionnement. Il existe une version payante, mais la version gratuite est déjà complète. Vous pouvez partager certaines pages avec vos collaborateurs et vos clients. C’est le système que j’utilise actuellement pour mon propre business.
Google Drive est un système de stockage et de partage de fichiers en ligne. C’est un outil que j’utilise quotidiennement avec mes clients pour échanger des documents, et créer un archivage sécurisé.
Un exemple concret:
Une cliente streameuse souhaite lancer une émission en ligne, mais tout est dans sa tête. En tant qu’OBM / Duo preneur, tu commences par ouvrir Notion et tu crées un tableau de suivi du lancement. Dans ce tableau, tu listes les jalons, les tâches, et tu attribues chaque tâche à une personne responsable avec une deadline.
Résultat : l’émission est lancé en un mois, sans chaos !
Voici les outils que tu peux utiliser pour cette partie gestion de projet et collaboration :
- Notion (mon chouchou) ou Asana : ces outils sont idéaux pour gérer des gros projets structurés et créer un vrai QG !
- Canva si ton client a besoin de design attractif.
Astuce : propose toujours plusieurs vues (par priorité, par personne, en format calendrier, en format to do list,…) pour faciliter l’utilisation par tous les membres de l’équipe. Et en complément, pour mettre en place une communication rapide au sein de l’équipe, je te recommande d’utiliser Brevo. Cet outil est très utile pour éviter que les conversations ne partent dans tous les sens.
LA COMMUNICATION
Évidemment, pour travailler de façon proactive, il est nécessaire d’avoir un ou des canaux de communication précis avec chaque collaborateur. C’est un point que j’ai déjà évoqué dans un précédent article. Il est nécessaire au démarrage de chaque collaboration (clients ou prestataires) d’établir les outils de communication utilisés. Voici ma boîte à outils d’assistante virtuelle personnelle côté communication :
Google Workspace, un indispensable pour répondre rapidement à mes clients et soigner mon Customer care ou celui de mes clientes.
What’s App qui est une application gratuite de messagerie sur téléphone.
Discord est un logiciel gratuit qui permet de créer des canaux de discussion différents. C’est l’outil idéal pour un groupe de formation par exemple ou une équipe. En effet, il est possible de créer différents « salons de discussion ». On pourrait imaginer par exemple créer dans un même canal : présentation de l’équipe, marketing, stratégie, financier, …
Côté newsletter, j’utilise Mailchimp et Brevo. Les deux plateformes sont similaires en termes d’utilisation pour l’envoi de mail à votre communauté ou la création de mails automatiques.
Pour terminer sur ce point, j’utilise Zoom pour les réunions en visioconférence. La version gratuite est déjà très bien, mais la version payante permet d’inviter plus de personnes en même temps lors d’une réunion vidéo.
CREATION DES SYSTEMES ET DES PROCESS
En tant qu’OBM, je suis en charge de systématiser l’entreprise de ma/mon client(e). Je dois par exemple faire en sorte d’éliminer les points de friction ou les tâches répétitives. Pour ce faire, je vais mettre en place des systèmes, des outils, des méthodes de travail, des processus pour gagner en efficacité et en fluidité.
L’un de mes objectifs va être de formaliser pour déléguer, stabiliser, et faire monter l’équipe en compétence et en autonomie.
Exemple concret:
Ma cliente me dit qu’elle passe 1h à expliquer à chaque nouvel arrivant les mêmes informations sur le fonctionnement général de l’entreprise. Je lui propose alors d’enregistrer des vidéos courtes (sur Loom par exemple), dans lesquelles elle explique une fois pour toutes ce qui est à savoir, puis j’organises le tout dans un espace Notion. Résultat : ma cliente n’aura plus jamais à répéter ces consignes.
Les outils que je recommande :
Loom ou Zoom pour expliquer et enregistrer,
Notion ou Google Drive pour centraliser et structurer cette architecture de process,
Shotcut ou OBS Studio pour générer automatiquement des tutoriels étape par étape.
Astuce : ne vise pas la perfection. Documente les process plutôt comme des « brouillons propres ». Le faire en vidéo est un vrai gain de temps, et souvent l’explication est plus claire pour ensuite retranscrire automatiquement. Et c’est déjà 10 fois mieux que rien ou que ce qui pouvait exister chez ton client avant que tu arrives !
AUTOMATISER LES ACTIONS REPETITIVES
Un business ne grandit pas en multipliant les tâches manuelles. Il se développe de manière exponentielle avec des systèmes qui tournent tous seuls. Aujourd’hui, les outils d’automatisation sont de plus en plus faciles à prendre en main (même si tu n’es pas une geek !). L’objectif ici, c’est de faire gagner du temps, de réduire les erreurs, et de fluidifier l’expérience de ton client et de son équipe.
Exemple concret:
Si mon client fait trois manipulations à la main après chaque vente, regarde comment je peux les automatiser. Par exemple, je peux créer une automatisation entre Stripe (où il reçoit le paiement), Notion (où il a son CRM client) et Brevo (qui envoie les mails d’accueil automatiques après chaque vente).
Résultat : 15 à 20 minutes gagnées à chaque client, et plus aucun oubli !
Les outils que je te recommande :
Zapier pour connecter simplement les outils entre eux,
Make si tu dois faire des automatisations plus complexes,
Claude pour rédiger, résumer, créer des contenus automatiquement,
et tous les outils qui proposent une automatisation en natif : par exemple Calendly pour les prises de rendez-vous et les rappels automatiques.
Astuce : ne commence pas par automatiser. Commence par identifier les tâches que tu fais le plus souvent manuellement, et ensuite regarde si tu peux les automatiser.
GERER LES PROSPECTS ET LES CLIENTS
En tant qu’OBM, je dois savoir : qui entre, qui sort, qui est actif, et qui doit être relancé. Mon objectif est d’avoir une vision claire du pipeline client et de le rendre actionnable.
Prenons un exemple issu de ma propre expérience :
L’une de mes clientes avait 150 contacts éparpillés entre sa boîte mail, ses messages privés sur Instagram et LinkedIn et son WhatsApp. Nous avons tout centralisé sur Notion avec une colonne « état du prospect » (négatif, positif) et une colonne « prochaine action » (à relancer, à facturer,…) avec une automatisation vers Brevo.
Résultat : 6 ventes récupérées en deux semaines, simplement grâce à un meilleur suivi de ses prospects !
Les outils que je te recommande :
Trello ou Notion pour créer ton CRM maison facilement,
Hubspot ou PipeDrive (versions gratuites) pour un CRM plus complet,
Systeme.io ou Brevo Mailchilmp ou GHL : ce ne sont pas des CRM à 100%, mais ils recueillent des données clients et font le job pour beaucoup d’infopreneurs.
Précision importante : tu ne choisis jamais un outil pour toi, tu le choisis pour ton client. C’est lui qui le paie, et c’est lui aussi qui doit le comprendre et pouvoir l’utiliser, même sans toi. Assure-toi que tu ne lui proposes pas simplement l’outil que tu préfères si cela est inadapté à son entreprise, et assure-toi également qu’une personne au sein de l’équipe sache s’en servir (même si c’est toi qui le paramètres), et qu’en tout cas il y ait des tutos en place pour s’en servir.
EN CONCLUSION
Si tu veux devenir une OBM / Duopreneur professionnelle, alors retiens une chose : ce ne sont pas les outils qui font ton expertise, c’est ta capacité à les choisir intelligemment pour répondre à une vraie mission.
Mon top 5 personnel:
- Notion : pour organiser tous mes projets clients,
- Brevo : mon assistant qui automatise tout et qui est très facile d’utilisation pour des automatisations simples,
- MindMup : Uitliser par mon fils qui est dyslexique, j’adore travailler avec des cartes mentales pour visualiser les stratégies, les plans d’action et les tunnels (pour moi et pour mes clients),
- OBS Studio: parce qu’une explication en vidéo vaut mieux que 1 000 mots écrits !
- Discord: Cet outil de communication me permet de garder le contact avec mes prospects et mes client. Voici quelques bénéfices concrets : il facilite les échanges en temps réel, créant ainsi un lien direct entre votre entreprise et vos clients. Je partage d’informations instantané : Les canaux de discussion thématiques permettent de diffuser rapidement des annonces, des promotions ou des informations produits.
Dis-moi en commentaire : Quel outil as-tu envie d’apprendre à maîtriser ces prochaines semaines pour continuer à te professionnaliser dans ta fonction d’OBM / Duopreneur ? Et si tu veux aller plus loin et recevoir chaque semaine mes conseils exclusifs, mes cas clients, et mes découvertes outils, abonne-toi à ma newsletter Duopreneur en cliquant ici.
